Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

·                     Tata penyelenggaraan;

·                     Pelaksanaan secara efesien;

·                     Pengendalian, pengawasan dan pengarahan

·                     Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa  (PBB) sebagai berikut:

The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

1.                      Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2.                      Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.

3.                      Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.

4.                      Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.                      Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.

6.                      Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

C.                     Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

a.                       Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

b.                      Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,

c.                       Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional

d.                      Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

e.                       Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

a.                       Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.

b.                      Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.

c.                       Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.

D.                     Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keelingdan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

1.                      Perencanaan Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :	1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan; 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan; 3. Kapan pekerjaan dikerjakan; 4. Dimana pekerjaan dikerjakan; 5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
2.                      Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : ________________	1. Tentukan; 2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain; 3. Laksanakan, walaupun sulit; 4. Mungkinkah diselesaikan; 5. Pelihara secara baku.
3.                      Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan ______________________	1. Secara terampil; 2. Secara teliti; 3. Secara cepat; 4. Tanpa upaya yang tidak perlu; 5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
4.                      Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur _____________	1. Sesuai dengan potensi Anda; 2. Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu,     oleh organisasi lain; 3. Berdasarkan kuantitas; 4. Berdasarkan kualitas.
5.                      Imbalan Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________	1. Kondisi kerja yang baik; 2. Kesehatan; 3. Kebahagiaan; 4. Pengembangan diri; 5. Uang.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1.                      Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;

2.                      Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;

3.                      Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;

4.                      Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;

5.                      Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;

6.                      Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;

7.                      Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;

8.                      Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;

9.                      Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.