Manajemen Perkantoran
Sebagaimana
kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan,
perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak
selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang Gie
(1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari
para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur Grager “Office management is the
function of administering the commonication and record service of an
organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
William Leffingwell
& Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art
and science of management which is concerned with the effecient performance of
office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen
perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
Hal Nourse “It seems
to me that office management in the broather sense might embrance, not only the
generally accepted service function, but also the arise og functional control
administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen
perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang
mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan
pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry “Office
management can be defined as the planning can defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is
so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
Setelah mengemukakan
rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya
mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:
Pada pokoknya
manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.
Dari berbagai rumusan
mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi
rangkaian kegiatan:
·
Tata
penyelenggaraan;
·
Pelaksanaan
secara efesien;
·
Pengendalian,
pengawasan dan pengarahan
·
Perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena itu,
secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen
dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian
pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun demikian, perlu
kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan
perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran
administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu
misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan
Bangsa-Bangsa (PBB) sebagai berikut:
The terms
Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms
administration has been applied more to the counduct of public affairs and the
terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency
in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public
affairs”
(Istilah-istilah
Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti.
Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan
dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada
urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan
untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara)
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas
pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
1.
Menghimpun,
yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap
untuk dipergunakan bila diperlukan.
2.
Mencatat,
yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan
sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk
dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3.
Mengolah,
yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
agar mudah untuk digunakan.
4.
Mengganda,
yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
5.
Mengirim,
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
6.
Menyimpan,
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
C.
Perkantoran Modern
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan
perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap
dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern
adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai
ciri-ciri:
a.
Memiliki bangunan dan tata ruang yang
baik,
b.
Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk
mebeler yang tepat,
c.
Para pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugasnya berdisiplin profesional
d.
Memiliki sikap dan cara berfikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
e.
Mendayagunakan biaya, menerapkan
tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan
perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya
“Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan,
terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah
terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen
birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang
cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama
untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil
letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM
walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem
manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah
didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering
disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum
sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut
(Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan
sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan
pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan
secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan
menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
a.
Kerusakan salah satu alat sebagai salah
satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan
mengganggu sistem secara keseluruhan.
b.
Kesalahan dalam hal mengambil file induk
untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada
saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan
akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat
dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
c.
Terinfeksinya file-file penting oleh
virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan
kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu
kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang
yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan
tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan
kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban
virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban
250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.
D.
Prinsip-Prinsip
Manajemen Perkantoran Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002)
menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok
dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa
penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya
merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya.
Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel,
tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan
keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada
William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah
mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan
pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16
yang kemudian dikembangkan Keelingdan kawan-kawan. Prinsip-prinsip
ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
Prinsip
1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus
merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di
mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip
2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor
dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat
mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk
memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
Prinsip
3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi
yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga
pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus
dikembangkan secara efektif.
Prinsip
5
Mungkin yang paling penting, manajer
kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai
untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.
Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang
diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.
1.
Perencanaan
Untuk merencanakan secara benar, Anda
harus tahu :
|
1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan;
2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan;
3. Kapan pekerjaan dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan dikerjakan;
5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
|
2.
Jadwal
Pekerjaan harus dijadwal.
Suatu jadwal menjadi efektif, harus di :
________________
|
1. Tentukan;
2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain;
3. Laksanakan, walaupun sulit;
4. Mungkinkah diselesaikan;
5. Pelihara secara baku.
|
3.
Pelaksanaan
Pekerjaan harus dilaksanakan
______________________
|
1. Secara terampil;
2. Secara teliti;
3. Secara cepat;
4. Tanpa upaya yang tidak perlu;
5.
Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
|
4.
Ukuran
Pekerjaan yang dilaksanakan
harus diukur _____________
|
1. Sesuai dengan potensi Anda;
2. Berdasarkan pada catatancatatan yang
lalu, oleh organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas;
4. Berdasarkan kualitas.
|
5.
Imbalan
Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara
efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________
|
1. Kondisi kerja yang baik;
2. Kesehatan;
3. Kebahagiaan;
4. Pengembangan diri;
5. Uang.
|
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan
prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:
1.
Manajer
kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor
yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas
mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan
seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
2.
Tata
ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang
tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan
atau bahan-bahan;
3.
Mesin-mesin
dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila
hasilnya ekonomis;
4.
Kajian
gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja
dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5.
Sistem
dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih
efisien dan mengurangi biaya;
6.
Sistem
manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang
tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran
arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7.
Hubungan
kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8.
Standar
kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9.
Kesadaran
kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor
hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar