PENGERTIAN KOMUNIKASI KANTOR & FAKTOR-FAKTOR KOMUNIKASI KANTOR

Istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatioyang artinya ‘sama makna’. Maksudnya, komunikasi terjadi ketika terdapat kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan antar orang-orang yang terlibat dalam komunikasi. Jika dikaji berdasarkan pengertian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustakan, 2002, komunikasi adalah:

‘Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak’.

Sedangkan berdasarkan buku yang berjudul ‘Dinamika Komunikasi’, yang ditulis oleh Prof. Drs. Onong Uchjana, M. A, komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan (langsung) maupun tak langsung melalui media.

Komunikasi adalah hal utama yang tentu dilakukan oleh setiap orang dalam kesehariannya. Syarat terjadinya komunikasi ada tiga hal, yakni ketika (1) ada orang yang menyampaikan pesan (disebut komunikator), (2) orang yang menerima pesan (disebut komunikan), serta (3) ada isi pesan yang hendak disampaikan.

Dalam kegiatan bisnis atau penjualan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting yang dapat menjamin keberhasilan bisnis tersebut. Seorang penjual yang tidak dapat mengkomunikasikan barang jualan atau jasanya, berarti juga tidak dapat menarik calon pembeli. Untuk menarik calon pembeli, seorang penjual harus mampu merangkai kalimat yang efektif, mampu membawa situasi menjadi lebih menarik dan akrab, dapat menyelipkan humor yang segar dan sesuai situasinya, serta menghidupkan suasana. Kalimat yang efektif haruslah kalimat yang singkat, jelas dan mudah dipahami.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa  komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi, atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.

FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN KOMUNIKASI ‘SEVEN’S COMMUNICATIONS’

Dalam komunikasi, terdapat juga faktor-faktor pendukung keberhasilan komunikasi yang disebut dengan seven’s communications. Isi dari faktor pendukung keberhasilan komunikasi seven’s communications, sebagai berikut:

• Credibility (keterpercayaan)

Antara komunikator dan komunikan terdapat rasa saling percaya.

• Context (pertalian)

Komunikasi dapat terjadi ketika situasi dan kondisi setempat tidak ada gangguan. Antara komunikator dan komunikan serta sarana atau media komunikasi saling berkaitan.

• Content (kepuasan)

Komunikator dapat menyampaikan pesan kepada komunikan. Artinya, komunikan dapat memahami maksud komunikator, sehingga komunikan merasa puas. Begitu pula dengan komunikator yang dapat merasa puas ketika menerima tanggapan yang baik dari komunikan.

• Clarity (kejelasan)

Komunikator harus menyampaikan pesan atau berita secara jelas. Selain itu, tujuan yang ingin dicapai sertaa istilah yang digunakan pun harus jelas.

• Continuity and consistency(kesinambungan dan konsistensi)

Komunikasi berlangsung secara berkesinambungan antara satu pesan dan lainnya. Dalam hal ini, pesan tidak saling bertentangan (tidak berubah atau tetap).

• Capability of audience (kemampuan pihak penerima)

Komunikator harus memperhatikan kemampuan komunikan dalam menerima pesan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Komunikator harus bisa menyesuaikan bahasa dan cara yang digunakan untuk menyampaikan pesan agar dapat sampai secara tepat.

• Channels of distributions (saluran pengiriman berita)

Komunikator harus menggunakan media atau alat komunikasi yang sudah biasa digunakan umum. Misal seperti media cetak (seperti surat kabar dan majalah) atau media elektronik (seperti telepon, televisi, dan lain-lain.