SISTEM PERKANTORAN
A. Sistem Perkantoran
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi
sistem perkantoran sebagai berikut: Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem
perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan
khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan
berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun
dengan dimana dan bila mana dilaksanakan
Definisi yang diberikan oleh Terry:
Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih
dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap
dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan
menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor
yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan
di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan,
maka metode berisi tentangaktivitas operasional atau teknis yang akan
menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah system
merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari system (metode atau prosedur
maupun subsistem) merupakan penjabaran dari system organisasi yang digunakan.
B.
Karakteristik Sistem
Menurut Mcleod dan Schell (2011), sebuah system yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut :
Fleksibel. Walaupun system yang efektif adalah system yang tersetruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan
dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama maupun mengganggu fungsi
utamanya.
Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya system yang ada bersifat
logis dan sistematis, yaitu system yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
kerja yang telah ada.
Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Sederhana. Sebuah system seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah
dipahami dan dilaksanakan
Pemanfaat sumberdaya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan
dijadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan
penmanfaatannyan
C.
Unsur System
Secara umum, sebuah system yang ideal memiliki unsur sebagai berikut :
Input. Jenis input yang biasa dijumpai yaitu data, informasi, dan material yang
diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran
input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan, serta peralatan
kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam system.
Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada
saatpemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam system. Biasanya
aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan, mengonversikan,
menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi
pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini
akan mendistribusikan kepada bagian atau pegawai yag membutuhkan.
Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah system, Karena
hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki system yang
ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi
standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk
ditingkatkan. Umpan-balik akan membuat system deapat mengvaluasi evektifitas
output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya
kuantitas maupun kualitas umpan-balik berbeda satu system ke system yang lain.
Semakin vital keberadaan sistem tersebut bagi organisasi, semakin penting pula
umpan-balik tersebut diperlukan.
Pengawasan. Seperti halnya elemen system yang lain pengawasan juga memiliki
dimensi internal dan eksterna. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan dan
prosedur system yang harus ditaati. Dimensi ekternal melibatkan Negara,
peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sitem begitu
juga etika, dan pertimbangan moral.
Saat ini sebagian besar system informasi yang
dijalankan oleh organisasi menggunakan aliran informasi yang bertumpu pada
pengelolaan otomatis computer secara online. Diharapkan informasi akan dapat
disampaikan kepada pengguna kapan pun dan dimana pun dengan menggunakan e-mail,
scheduling, dan software-software lain.
D.
Tahapan pada pengembangan system
Pengembangan dari satu system baru atau memodifikasi system yang telah ada
merupakan upaya untuk mengembangkan system yang lebih baik dan mampu
beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. Berikut ini adalah tahapan
pengembangan system yang diajukan oleh Quible (2011) :
Batasi secara jelas proses yang perlu diajari
Beri rencana tentang isi dan proses yang sedang berjalan
Analisis proses yang sedang berjalan.
Rencanakan proses yang dikembangkan, setelah itu buat proses baru.
E.
Jenis system
Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat 4 jenis
system, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda. Sistem
tersebut antara lain :
Sistem pada tingkatan operasional
Sistem yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan
dapat menjawab pertanyaan rutin, system dasar yang digunakan pada aktivitas
rutin berupa system komputeryang mencatat transaksi harian dalam bisnis,
seperti pemasukan data, data pembayaran atau tagihan, dan sebagainya.
Sistem pada tingkatan staf (perkantoran)
System informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis
(pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja) maupun pegawai yang
memperoses data dan informasi suatu organisasi seperti pengelola data
personalia suatu organisasi. Sistem pengolahan data merupakan system yang
paling banyak digunakan di kantor, karena memproduksi dokumen dan informasi
merupakan aktivitas utama sebuah kantor.
Sistem pada tingkatan manajemen
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat
menengah. Menurut Laudon dan Laudon (2004), ada dua system yang dapat
diklasifikasikan dalam system ini :
Sistem informasi manajemen ( management information System-MIS) : Sistem
informasi yang mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan
pengambilan keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tenteng aktivitas
pekerjaan.
Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DDS) : Sistem informasi
pada tingkatan manajemen yang menkombinasikan data dengan system analisis data
untuk mendukung pengambilan keputusan yang tersetruktur maupun tidak.
Sistem pada tingkatan strategis.
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang
(strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama
ESS (executive support system ). Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah
yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi
yang tidak normal. ESS didesain untuk data mengenai peristiwa ekternal, namun
system ini juga mampu menyarikan data dari MIS atau DDS internal seperti berapa
pegawai yang telah menerima training program computer terbaru.
E. Mendeteksi Sistem
Informasi yang Bermasalah
Masalah yang terdapat pada organisasi berkaitan dengan system informasi tidak
lepas dari 3 aspek, yaitu : manajemen, organisasi dan teknologi. Terdapat 6
langkah yang dapat digunakan dalam mendeteksinya yaitu :
Mengidentifikasi masalah. Masalah apakah yang ada di system ? Apakah manajemen,
organisasi, ataukan kombinasi dari ketiganya? Isu apakah dari masing-masing
aspek yang berkontribusi terbesar dalam permasalahan tersebut?
Apakah solosi yang paling tepat? Apa tujuan dari solusi yang ditawarkan? Adakah
solusi alternative yang diajukan? Manakah alternative terbaik bagi permasalahan
ini dan mengapa?
Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai tambahan bagi organisasi
?
Teknologi apa yang diharapkan bias mengatasi masalah ini?
Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses organisasi guna mendukung solusi
yang ditawarkan?
Kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar