SISTEM PERKANTORAN

A. Sistem Perkantoran

Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut: Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan

Definisi yang diberikan oleh Terry:

Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.

. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentangaktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah system merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari system (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari system organisasi yang digunakan.

B. Karakteristik Sistem

Menurut Mcleod dan Schell (2011), sebuah system yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :

Fleksibel. Walaupun system yang efektif adalah system yang tersetruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya system yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu system yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas kerja yang telah ada.

Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sederhana. Sebuah system seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan

Pemanfaat sumberdaya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan dijadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan penmanfaatannyan

C. Unsur System

Secara umum, sebuah system yang ideal memiliki unsur sebagai berikut :

Input. Jenis input yang biasa dijumpai yaitu data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam system.

Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saatpemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam system. Biasanya aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.

Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan mendistribusikan kepada bagian atau pegawai yag membutuhkan.

Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah system, Karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki system yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpan-balik akan membuat system deapat mengvaluasi evektifitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan-balik berbeda satu system ke system yang lain. Semakin vital keberadaan sistem tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut diperlukan.

Pengawasan. Seperti halnya elemen system yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksterna. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan dan prosedur system yang harus ditaati. Dimensi ekternal melibatkan Negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sitem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.

Saat ini sebagian besar system informasi yang dijalankan oleh organisasi menggunakan aliran informasi yang bertumpu pada pengelolaan otomatis computer secara online. Diharapkan informasi akan dapat disampaikan kepada pengguna kapan pun dan dimana pun dengan menggunakan e-mail, scheduling, dan software-software lain.

D. Tahapan pada pengembangan system

Pengembangan dari satu system baru atau memodifikasi system yang telah ada merupakan upaya untuk mengembangkan system yang lebih baik dan mampu beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. Berikut ini adalah tahapan pengembangan system yang diajukan oleh Quible (2011) :

Batasi secara jelas proses yang perlu diajari

Beri rencana tentang isi dan proses yang sedang berjalan

Analisis proses yang sedang berjalan.

Rencanakan proses yang dikembangkan, setelah itu buat proses baru.

E. Jenis system

Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat 4 jenis system, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain :

Sistem pada tingkatan operasional

Sistem yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin, system dasar yang digunakan pada aktivitas rutin berupa system komputeryang mencatat transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data, data pembayaran atau tagihan, dan sebagainya.

Sistem pada tingkatan staf (perkantoran)

System informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja) maupun pegawai yang memperoses data dan informasi suatu organisasi seperti pengelola data personalia suatu organisasi. Sistem pengolahan data merupakan system yang paling banyak digunakan di kantor, karena memproduksi dokumen dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah kantor.

Sistem pada tingkatan manajemen

Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut Laudon dan Laudon (2004), ada dua system yang dapat diklasifikasikan dalam system ini :

Sistem informasi manajemen ( management information System-MIS) : Sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tenteng aktivitas pekerjaan.

Sistem pendukung keputusan (Decision Support System-DDS) : Sistem informasi pada tingkatan manajemen yang menkombinasikan data dengan system analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan yang tersetruktur maupun tidak.

Sistem pada tingkatan strategis.

Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system ). Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal. ESS didesain untuk data mengenai peristiwa ekternal, namun system ini juga mampu menyarikan data dari MIS atau DDS internal seperti berapa pegawai yang telah menerima training program computer terbaru.

E. Mendeteksi Sistem Informasi yang Bermasalah

Masalah yang terdapat pada organisasi berkaitan dengan system informasi tidak lepas dari 3 aspek, yaitu : manajemen, organisasi dan teknologi. Terdapat 6 langkah yang dapat digunakan dalam mendeteksinya yaitu :

Mengidentifikasi masalah. Masalah apakah yang ada di system ? Apakah manajemen, organisasi, ataukan kombinasi dari ketiganya? Isu apakah dari masing-masing aspek yang berkontribusi terbesar dalam permasalahan tersebut?

Apakah solosi yang paling tepat? Apa tujuan dari solusi yang ditawarkan? Adakah solusi alternative yang diajukan? Manakah alternative terbaik bagi permasalahan ini dan mengapa?

Bagaimana solusi yang ditawarkan akan memberikan nilai tambahan bagi organisasi ?

Teknologi apa yang diharapkan bias mengatasi masalah ini?

Perubahan apakah yang dibutuhkan dalam proses organisasi guna mendukung solusi yang ditawarkan?

Kebijakan manajemen apa yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi