Langkah – Langkah Pengelolaan Kas Kecil

a. Menetapkan batas saldo kas kecil
Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu. Ada dua jenis metode pencatatn kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu metode imprest dimana saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Metode kedua adalah fluktuatif, yaitu saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.

b. Menentukan kasir kas kecil
Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti excell. Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

c. Pengisian kembali kas kecil
Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya Financial Controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank. Kemudian uang diserahkan kepada kasir kas kecil, dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut. Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller.

d. Penggunaan kas kecil
Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak disetujui oleh Financial Controller. Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip.

Kasir kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil. Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya. Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatn yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan