Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
- Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Roomatau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat ….. Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :
- Jumlah partisipan
- Hubungan masing-masing partisipan
- Level keintiman
- Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
- Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
- Hasil rapat yang lalu
- Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- Peraturan-peraturan yang diperlukan
- Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
- Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
- Papan dan alat tulis
- Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
- OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
- Sound system, tape recorder
- Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
- Block note, ballpoint
- Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
- Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
- Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
- Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
- Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
- Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :
- Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
- Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
- Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
- Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang.........
- Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
- Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula